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Fehler #8: Du machst Dir keine Gedanken über Deine Stakeholder!

Du hast mit Deinem Vorgesetzten alle Erwartungen abgeklärt und Dich auch schon um jeden einzelnen in Deinem Team gekümmert.

Damit bist Du schon auf einem sehr guten Weg. Was Du allerdings nicht außer Acht lassen solltest: Dein Team ist keine isolierte Einheit, das unabhängig von seiner Umgebung und seinem Umfeld funktioniert. Da draußen gibt es noch ein paar Leute, die daran interessiert sind, was Du vorhast und wie Du arbeitest. Nennen wir sie einfach einmal Deine „Stakeholder“.

Das sind jene Personen, die ein berechtigtes Interesse am Verlauf beziehungsweise am Ergebnis Deines Teams haben.

Viele Führungskräfte sind genau deshalb nicht erfolgreich, weil sie diesen Personen zu wenig Aufmerksamkeit schenken. Wer können denn nun solche Stakeholder für Dich sein? Das kommt natürlich ganz darauf an, in welchem Unternehmensumfeld Du Dich bewegst und welchen Auftrag Du hast. Ganz allgemein kannst Du Dir dazu ein paar Fragen stellen:

  • Wer hat Einfluss auf den Erfolg meines Vorhabens?
    • Wie viel Macht haben die jeweiligen Personen, die Einfluss nehmen können?
  • Wo finden sich Abhängigkeiten in meinem Team?
  • Wer ist erfolgskritisch für mich?
    • Welches Interesse haben diese Leute?
    • Wie kann ich diese Interessen berücksichtigen?
  • Welche Leute im Umfeld findet mein Chef wichtig?

Mögliche Stakeholder können beispielsweise sein:

  • Wichtige Kunden: oft haben Kunden einen sehr großen Einfluss darauf, was in einem Unternehmen passiert. Vielleicht ist der Kunde ein persönlicher Freund eines Mitglieds aus der Geschäftsführung oder die Umsätze sind so beträchtlich, dass ein Wegfall existenzbedrohend für das Unternehmen sein kann. Die Macht von wichtigen Kunden solltest Du also niemals unterschätzen. Und letztendlich sind es ja auch genau die Kunden, für die Du Deinen Job gut machen willst.
  • Der Betriebsrat: der Einfluss des Betriebsrates ist in Unternehmen sehr unterschiedlich. Manchmal kann es vorkommen, dass der Betriebsrat auch in Prozessen und Projekten, für die Du verantwortlich bist, ein Mitspracherecht fordert. Das ist meistens dann der Fall, wenn sich für Deine Mitarbeiter etwas ändert. Vielleicht willst Du die Servicezeiten und damit verbunden auch die Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter ändern. Dann solltest Du Dir schon vorher passende Argumente und eine gute Strategie überlegen, wie Du für Dein Vorhaben auch den Betriebsrat ins Boot holst. Meine persönliche Erfahrung: mache es frühzeitig, denn niemand mag es, vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Die Gefahr einer Trotzreaktion ist dann sehr groß und Du kannst alles knicken.
  • Lieferanten: je nach Aufgabe können auch die Lieferanten eine entscheidende Rolle spielen. Grundsätzlich sollte man meinen, dass man als Käufer bzw. Kunde am längeren Ast sitzt, aber in einigen Fällen ist es auch umgekehrt. Beispielsweise wenn es nur einen Lieferanten für ein benötigtes Produkt oder einen benötigten Rohstoff gibt oder wenn es einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bringt, Produkte eines Lieferanten zu vertreiben. Pflege also auch eine gute Beziehung zu Deinen Lieferanten.
  • Andere Fachabteilungen im Unternehmen: das geht in beide Richtungen. Du wirst von anderen Abteilungen fordern, dass Du von gewissen Dingen informiert oder in die Entscheidungsfindung mit einbezogen werden willst, weil diese Entscheidungen großen Einfluss auf die Arbeit in Deinem Team haben. Umgekehrt wird Dir das natürlich genauso passieren. Es ist von Vorteil, wenn Du hier nicht darauf wartest, dass die Leute auf Dich zukommen, sondern Du bereits im Vorfeld aktiv auf andere zugehst, sie von Deinen Vorhaben informierst und Dich regelmäßig mit ihnen abstimmst.
  • Qualitätsmanagement: wenn es im Unternehmen eine eigene Fachabteilung oder eine eigene Person gibt, die sich ausschließlich mit dem Thema Qualität beschäftigt, dann ist es natürlich auch hier erforderlich, geplante Veränderungen abzustimmen. Sieh das nicht als lästige Pflicht, sondern eher als Chance, mit einem Experten über die geplante Veränderung zu sprechen, der vielleicht wichtige Inputs dazu hat, wie es vielleicht noch besser funktionieren könnte.
  • Projektleiter: auch das geht natürlich wieder in beide Richtungen. Einerseits wirst Du von Projektleitern erwarten, dass Sie Dir Bescheid geben, wenn Projekte Einfluss auf die Arbeit in Deinem Team nehmen, andererseits werden es auch Projektleiter zu schätzen wissen, wenn Du sie frühzeitig in geplante Veränderungen einweihst, die möglicherweise auch ihr Projekt betreffen. Diese frühzeitige Abstimmung hat den Vorteil, dass sich auch Synergien ergeben können, weil vielleicht ein Teil der Arbeit auch im Projekt vorgenommen werden kann.
  • Personalabteilung/HR: Abmahnungen, Kündigungen, lange krankheitsbedingte Ausfälle, Neueinstellungen,…die Liste der Themen, die Du mit HR abstimmen musst, ist sehr lange. Auch hier variiert der Einfluss natürlich. In manchen Unternehmen ist es Usus, alles selbst zu erledigen, während andere HR-Abteilungen schon verstimmt sind, wenn Du sie über geplante Mitarbeitergespräche nicht informierst. Am besten ist, Du klärst im Vorfeld die gewünschten Modalitäten einfach ab.

Je nach Auftrag kommen natürlich noch fachspezifische Personen und/oder Abteilungen dazu.
Wichtig ist deshalb, dass Du Dir auch über die  Kommunikationspolitik Gedanken machst, oder einfach ausgedrückt: wie Du die Stakeholder darüber informierst, was in Deinem Team passiert.

Dazu zählen Reports, Statusberichte, der Intranet-Auftritt Deines Teams bzw. Deiner Abteilung, persönliche Kommunikation, E-Mails, Telefonate, etc.

Zusammengefasst: Abhängigkeiten bestehen nicht nur innerhalb Deines Teams, sondern auch über die Teamgrenzen hinaus. Analysiere also in einem ersten Schritt genau Dein Umfeld und überlege Dir bei jedem Stakeholder, was er von  Dir erwartet, wie Du mit diesen Erwartungen umgehen möchtest und welche Form der Kommunikation Du wählst.

PS: Das E-Booklet mit allen 10 Tipps kannst Du hier um 99 Cent erwerben. 😉

PPS: Sozusagen als Bonus-Track zu den 10 Tipps habe ich auch noch einen Projektplan, wie Du die ersten 100 Tage angehen kannst, erstellt. Den kannst Du Dir hier runterladen.

Projektplan

martin-schmidt

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