So, liebe Blogleserinnen und -leser, die Sommerpause ist vorbei und es wird Zeit für ein wenig neue Inhalte hier, die sich in meinem Gehirn über die letzten Wochen und Monate so angesammelt haben.
Für alle, die es noch nicht mitbekommen haben: es gibt jetzt auch eine sehr tolle Gruppe auf Facebook, zu der Ihr Euch hier anmelden könnt:
https://www.facebook.com/groups/fokusgruppefuehrung/
Der erste Beitrag dreht sich um das Thema “Getting things done”. Dabei möchte ich Euch gerne eine Methode von Ajit Nawalkha vorstellen und habe bei dieser Gelegenheit auch gleich passende Arbeitsblätter dazu extra für Euch gebastelt.
Ajit nennt die Methode “Achiever’s Productivity Sheet” – ich habe Sie eingedeutscht und in die “3*3*3-Durchführer-Methode” umbenannt.
Lasst uns loslegen: an welchen Projekten arbeitest Du gerade?
Im ersten Schritt geht es darum, dass Du Dir klar wirst, was im Moment Deine (maximal) drei wichtigsten Projekte sind. Wenn Du nur an einem oder an zwei Projekten arbeitest, ist das auch ok, aber mehr als drei sollten es nicht sein. Ein Projekt kann in diesem Fall alles sein. Speziell für Führungskräfte:
- Einstellung eines neuen Mitarbeiters
- Einführung einer neuen Software
- Einführung eines neuen Produktes
- Erhöhung der Produktivität/des Umsatzes/…
- Verkleinerung/Vergrößerung des Teams
- Knowledge-Erweiterung
- Umzug in neue Räumlichkeiten
- …
Lade Dir dazu das erste Arbeitssheet herunter: Blatt 1: Übersicht
Diese maximal drei Projekte kannst Du nun in den oberen Teil eintragen:
Hauptziele
Überlege Dir nun im zweiten Schritt, welche Hauptziele Du für das jeweilige Projekt hast. Gehe hier wieder gleich vor und lege maximal drei Hauptziele fest.
Wenn das Projekt beispielsweise die Einführung eines neuen Produktes ist, könnte das Ziel sein, eine bestimmte Stückzahl zu verkaufen oder einen bestimmten Umsatz bzw. die Marktführerschaft zu generieren. Ein zweites Ziel könnte zum Beispiel die Einsparung von Service-Kosten sein, weil das Produkt wartungsfreier als sein Vorgänger ist.
Trage die Hauptziele hier ein:
Action Steps
Ziele sind zwar eine schöne Sache, aber meistens muss man etwas dafür tun, damit man sie erreicht. Wir sprechen in diesem Fall von “Action Steps”. Das klingt einerseits netter als “Aufgaben” oder “Tasks”, darüber hinaus ist es aber auch umfassender gemeint. Ein Action Step kann bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters beispielsweise sein, mit der HR-Abteilung ein entsprechendes Inserat abzustimmen, aber vielleicht auch nur, sich im näheren Umfeld umzuhören, ob vielleicht passende Mitarbeiter zur Verfügung stehen würden. Trage die Action Steps zu jedem Ziel bzw. jedem Projekt hier ein:
Wochenplanung
Lahmere Methoden wären hier schon zu Ende, doch wir gehen noch ein wenig weiter und planen auch ein, was wir jede Woche tun, um auch wirklich voran zu kommen. Denn der Schlüssel zum Erfolg ist es, aus dem oft “vernebelten” und unklaren Bild klare und einfache Schritte zu setzen, um sich langsam dem Projektziel anzunähern. Unsere definierten Action Steps sind dafür oft zu groß und daher ist es erforderlich, sie noch einmal ein wenig aufzugliedern. Lade Dir dazu bitte wieder das passende Arbeitsblatt herunter: Blatt 2: Wochenplanung
Wenn es beispielsweise darum geht, Deine Mitarbeiter fit für den PC zu machen, dann könnte ein Action-Step sein, sie in entsprechende Seminare zu schicken. In der Wochenplanung geht es dann darum, vielleicht zwei Mitarbeiter in einen Excel-Basiskurs zu schicken und in der nächsten Woche zwei Mitarbeiter in eine erweiterte SAP-Schulung. Dies kannst Du am Blatt nun hier eintragen:
Big Win
Damit geben wir uns aber immer noch nicht zufrieden. Wir gehen noch einen Schritt weiter und planen nun auch konkret unsere nächsten drei Tage. Hier ist wieder das passende Sheet dazu: Blatt 3: Tagesplanung.
Überlege Dir nun zu jedem Action Step, was Du, wenn Du heute am Abend nach Hause gehst, erreicht haben möchtest. Das ist Dein “Big Win”. Wenn das Projekt beispielsweise der Umzug in neue Büroräumlichkeiten ist und Du für diese Woche geplant hast, dass die ersten Mitarbeiter bereits zum Ende dieser Woche übersiedeln sollen, dann könnte ein “Big Win” die Errichtung eines fertigen Prototypen-Arbeitsplatzes sein, an dem alles eingerichtet ist und funktioniert. Diesen Big Win kannst Du hier eintragen:
Der Weg zum Big Win
Natürlich ergibt sich dieser große Sieg in den meisten Fällen nicht von selbst, sondern es muss etwas dafür getan werden. Überlege Dir daher wieder ein bis maximal drei “Tasks”, die dafür erforderlich sind. Um beim Beispiel von vorher zu bleiben. Ein Task könnte sein, die IT-Abteilung mit der Installation der entsprechenden Software auf einen Computer zu beauftragen. Trage die Tasks neben dem Big Win ein:
Kleinlich? Ja vielleicht, aber…
…so ist sichergestellt, dass Du für alles die richtige Flughöhe wählst, an den richtigen Dingen arbeitest und eine klare Vorstellung davon hast, was zu erledigen ist, damit Du Deine Projektziele erreichst.
Ich wünsche Dir viel Spaß mit den Arbeitsblättern und würde mich über Feedback freuen, wie es Dir damit gegangen ist.